普段生活しているとよく使うものの中に郵便局がありますよね。
郵便局はゆうちょ銀行のATMがありますのでお金を預けにいったり、引き出しにいくなどでよく行く方も多いと思います。
その中でゆうちょ銀行の用事のついでにゆうパックで荷物を送ったり切手を購入したりと郵送の用事も済ませられるので大変便利ですが、郵送サービスの中にある簡易書留は誰しも使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
追跡番号がありますので送った手紙がどこにあるのか簡単に検索することができるので便利ですが、簡易書留はポストやコンビニから送ることはできるのでしょうか？
誰もが一度は考えたことがある簡易書留の出し方について解説して行きます。
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簡易書留とは
まず簡易書留に馴染みのない方に、簡易書留がなんなのかを解説いたします。
簡易書留とは、郵便局が提供する郵送サービスのひとつで、簡易書留として郵便局が引き受けたときから配達先までの郵便物などの配達過程(郵便物の状況)を記録するサービスです。
簡易書留として受け付けされた郵便物などは専用の番号が発行され、この番号を郵便局のホームページなどで検索をするとその郵便物などの配達過程を調べることができます。
また、万が一、郵便物などが破損したり、届かなかった場合には損害賠償として5万円までの補償を受けることができるので、大切な郵便物などの場合でも安心して送ることができるサービスなのです。
簡易書留はポストやコンビニで出せる？
商品を販売している会社などにお勤めの方であれば簡易書留として商品を送ることはよくありますよね。
簡易書留を出すときはいつも郵便局の窓口で出していらっしゃると思いますが、簡易書留はそもそも郵便局の窓口以外、たとえばポストに投函して出したりコンビニで受け付けをしてもらえないのでしょうか？
よくある疑問点ですので、しっかりと解説していきます。
簡易書留はポストで投函できる？
まず簡易書留をポストから投函して配送できるかについてですが、結論からいうと簡易書留はポストからの投函で配送することはできません。
簡易書留は、冒頭でも少し触れましたが配送したい郵便物などの配送過程を記録する配送サービスのひとつで専用の番号を発行します。
この番号の発行は郵便局の窓口でしか発行できず、ポストなどの郵便局員がいない場所で郵便物を預かる場所ですと簡易書留の番号を発行することができません。
そもそも簡易書留は万が一郵便物などの配送過程でなにかあったときの事故を補償するサービスでもあります。
無人のポストに投函するだけで簡易書留の受け付けが完了してしまうと、受け付けの時点で郵便物などが破損したり濡れて台無しになったりしてしまうこともあり、
郵便局員が目視して受け付けをしていないので補償の請求だらけになってしまいますよね。
このような事態を避けるためにも、簡易書留に限らず書留サービスはポストでの投函での受け付けはしていないのです。
簡易書留はコンビニから発送できる？
次に簡易書留はコンビニから発送できるかどうかですが、結論はコンビニから発送することもできません。
一部のコンビニにおいては切手やレターパックという特定郵便用の封筒を購入することができるので、コンビニからでも簡易書留を発送することができそうと思ってしまいますよね。
ですが、コンビニから発送できない理由は前に記載している『簡易書留はポストで投函できる？』の理由とほぼ同じなのですが、簡易書留は配送したい郵便物などの配送過程を記録する配送サービスのひとつで専用の番号を発行しますので、どうしても郵便局員が発行しないといけません。
コンビニの店員やスタッフはあくまでもコンビニが雇っている従業員であって郵便局員ではありませんので、簡易書留の番号を発行することができないのです。
簡易書留の出し方
それでは簡易書留として郵便物などを出したい場合はどうすればよいのでしょうか。
簡易書留として郵便物を出したい場合はポストやコンビニからではなく、郵便局の窓口でのみ発送することとなります。
(1)郵便物などを封筒に入れる
簡易書留でよく送るもののひとつに契約書などの書類がありますが、書類を送る場合は封筒で送るとよいでしょう。
よく忘れがちなのですが、宛先は書いていても差出人の住所や名前を書き忘れていることがよくありますので書き忘れないようにしましょう。
(2)郵便局の窓口に持っていく
郵便物などを入れた封筒の封をしましたら、郵便局の窓口に「簡易書留でお願いします」とお伝えいただければ郵便局員が受け付けをしてくれます。
簡易書留を差し出したい郵便局によっては、書留伝票というものに差出人名や宛先の名称を書くよう指示されることがあります。
比較的大きな郵便局の場合は、専用の機会に封筒に書かれた名前を読み込んで手続きを終えるところもありますが、宛先の住所が長かったりすると書留伝票を書くように指示されることが多いです。
書留伝票には差出人の名前と住所を書いて、宛先の名称だけを記載するのでそんなに煩雑なことはありませんのですぐに書き終わるのでささっと書いてしまいましょう。
(3)簡易書留の番号をもらう
書留伝票で受付をされた簡易書留の場合は、郵便局員が書留伝票に直接手書きで簡易書留の番号を書いてくれます。
書き終わった書留伝票は控えとしてもらえますので、簡易書留として郵便物などを差し出した場合は書留伝票の控えを忘れずにもらうようにしましょう。
書留伝票を書かず専用の機械で読み込んで終わった場合は、簡易書留の料金を払ったときに一緒にもらえるレシートと簡易書留の番号が記載された控えを渡されます。
受け付けをしてもらった郵便局によっては、封筒に記載した宛先と差出人の情報をスキャンした画像をそのまま印刷してくれていたり、
A4のコピー用紙にリスト化して控えとして渡してくれることがあります。
いずれの場合も簡易書留として郵便物などを差し出した場合は番号の控えを渡してくるので忘れないようにしましょう。
万が一、簡易書留の番号を紛失した場合は配送上の事故で差し出した郵便物が毀損したり行方不明になった際に補償の申請ができないことがあります。
簡易書留として差し出した郵便物などが宛先の住所まで配達されたのを確認するまでは簡易書留の番号を大切に保管しておきます。
簡易書留の送料
簡易書留の送料についてですが、簡易書留の送料は郵便局に差し出す際の似姿(封筒の大きさなど)によって合計の料金が変わります。
簡易書留だけの料金は310円なのですが、簡易書留はあくまでも郵送のオプションサービスですのでここに通常の郵便料金が発生します。
たとえば、A4サイズを折らずに入る封筒(角形2号封筒)にA4用紙の書類１枚であれば重さは50g以内に収まり、封筒も郵便局が規定するサイズ(規格内)ですので郵便料金は120円になり、合計金額は430円となります。
この郵便料金は2016年12月まではシンプルな料金だったのですが、2016年12月22日から第二種郵便物(ハガキ)と定形外郵便物(郵便局が規定する以上の大きさの封筒の郵便物)の料金が複雑に改定されてしまい、少々わかりにくくなってしまいました。
以下に改定後の料金を記載しますので、参考までにご覧ください。
料金
重さ 規格内
(長辺34cm、短辺 25cm、厚さ3㎝以内で重さが1kg以内) 規格外
(『規格内』のサイズを超える場合)
50gまで 120円 200円
51g以上100gまで 140円 220円
101g以上150gまで 205円 290円
151g以上250gまで 250円 340円
251g以上500gまで 380円 500円
501g以上1kgまで 570円 700円
1kg超2kgまで 取り扱い不可 1,020円
2kg超4kgまで 1,330円
ちなみに、一般的なA4サイズのコピー用紙は1枚あたり約4g程度ですので、
規格内の封筒に12枚までであれば50gまでの重さと規格内料金(120円)で送ることができます。
なお、使っているコピー用紙によっては重さが前後することがありますのであくまでも参考程度に留めておき、差し出す際はキッチンスケールなどで重さを測ってから料金を調べるようにしてくださいね。
現金以外でも受け付けが可能！
上記の料金は郵便局の窓口で実際に現金で支払うことを想定したご説明ですが、実は現金以外でも簡易書留を送ることができます。
それは、『切手』を使用して差し出す方法です。
切手は郵便局に郵便物を差し出す際に使用する郵券ですので簡易書留の料金の全部または一部として使用することができます。
切手は比較的、端数があまりがちで用途に悩むことがあるのですが簡易書留を差し出す際にこの端数の切手を使用することで切手の額面分を料金から差し引いてもらうことができます。
また、切手が大量に余っていれば簡易書留の料金全額を切手で支払うことができますので、捨てずに保管しておくとよいでしょう。
簡易書留の配送日数
簡易書留として差し出した郵便物などは大体どれくらいの日数で宛先の住所に到着するのでしょうか。
この配送日数は、配送先の住所や郵便局に差し出した時間帯、差し出した郵便局、季節によって異なります。
配送先の住所
これは簡易書留に限らず、配送先の住所が差し出した郵便局の住所よりも離れれば離れるほど時間がかかることが多いです。
特に北海道や沖縄、または離島などによっては船舶や飛行機を使用して配送をすることになりますので本島などと比べると郵送の手順が増えますのでどうしても日数がかかってしまいます。
たとえば、大阪から東京へ簡易書留を出した場合はおよそ差し出した翌々日(2日後)の到着が目安になります。
郵便局に差し出した時間帯
郵便局内での郵送手続きやサイクルにはある程度決まりがあって、簡易書留など郵便物を差し出した時間帯、具体的には午前や午後によって郵送日数が変化します。
先ほど少し触れた、A4サイズを折らずに入れられる角形2号封筒は大型郵便物に分類されるのですが、これを大阪の郵便局から東京の宛先に郵送した場合は午前と午後を問わずに差し出した日の翌々日の到着になります。
なお、手紙やはがきなど小型の郵便物であれば午前中の差し出しで翌日、午後の差し出しで翌々日になりますので郵送日数が若干前後します。
差し出した郵便局
郵便局は住宅街の中にもあるのを見かけますよね。
ご自身が住んでいる家の近くに郵便局があると気軽に簡易書留も差し出せるので便利なのですが、差し出した郵便局によっても郵送日数に多少の違いが出てきます。
というのも、住宅街にある郵便局はおよそ小型の店舗で郵送などの業務は行っていることはほとんどありません。
実際に宛先の住所へ配達する業務を行っているのは、スーパーやお店などがある比較的人通りの多い場所に展開する郵便局(大型郵便局)が請け負っており、
よくある住宅街に構えている小型の郵便局では郵送や配送業務は行っていないのです。
小型の郵便局で差し出した郵便物などはある程度の時間帯までまとめて預かっておいて、1日のうちのどこかの時間帯に大型の郵便局(集荷郵便局)のスタッフが集めにきます。
この集めにきた郵便局員が大型郵便局または集荷郵便局に持ち帰って、そこから実際に郵送が始まりますので、
小型の郵便局に郵便物を集めにきた時間帯によってその後の郵送日数が前後するのです。
もし急ぎで郵便物を簡易書留で送りたい場合は、多少手間でも午前中に大型郵便局または集荷郵便局に持ち込んで受け付けをしてもらうようにしましょう。
簡易書留の補償
簡易書留で差し出した郵便物は、郵送中または配送過程で郵便物などが毀損したり行方不明になった場合に5万円までの補償を受けることができます。
似姿(封筒のサイズ)が小さかったりすると、大量に郵便物を取り扱うとどうしても隠れたり取りこぼして行方不明になってしまうことがあります。
通常の郵便物として差し出されたものに関しては専用の番号がなく、なくなったことすらわからないので宛先に届くことなくうやむやなまま終わってしまうことがあります。
簡易書留はそのようなことが発生してもどこに郵便物などがあるのかを調べることができ、またなくなってしまっても簡易書留の番号を保存していれば申請さえすれば5万円までは補償を受けることができますので安心ですよね。
また、5万円の補償ではちょっと不安、というものを送りたい場合は、簡易書留ではなく一般書留という書留サービスを使用すれば実損額を保証してくれるので、
特に大切なもの(貴金属など)を送りたい場合には一般書留を使用するとよいでしょう。
まとめ
簡易書留は低料金で専用の番号と補償を受けられるので大変便利なサービスですが、簡易書留の性質上どうしてもポストでの投函やコンビニからの発送をすることができません。
多少手間ではありますが、間違ってもポストに投函したりコンビニで発送しようとせず、郵便局に持ち込んで差し出してくださいね。